Privatlivspolitik for aktionærer mv.

Senest opdateret: 13. februar 2019.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Københavns Lufthavne A/S (”CPH”, ''vi'' eller ''os'') behandler personoplysninger om aktionærer, fuldmagtshavere og rådgivere i forbindelse med registrering i ejerbogen samt indkaldelse til og afvikling af generalforsamlinger. 

Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:
Københavns Lufthavne A/S, CVR nr. 1470 7204, Lufthavnsboulevarden 6, 2770 Kastrup, Telefon: +45 3231 3231.

Databeskyttelsesrådgiver

CPH har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), som du er velkommen til at kontakte, hvis du måtte have spørgsmål eller lignende til den måde vi behandler personoplysninger på.
Vores DPO kan kontaktes på privacy@cph.dk.

Beskrivelse af behandlingen

Registrering af aktionærer i ejerbogen og på aktionærportalen
 

Formål

Vi behandler dine personoplysninger, så vi kan opretholde en opdateret, lovpligtig ejerbog. 

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • navn,
  • køn,
  • email adressen
  • privat adresse,
  • telefonnummer,
  • beholdning af aktier
  • stemmerettigheder
  • dato for erhvervelse, afhændelse eller pantsætning af aktier
  • brugernavn og adgangskode
  • konto nr. i Værdipapircentralen
  • kontoførende pengeinstitut
  • investor ID
  • investor gruppe 

Kilder 

Vi indsamler dine personoplysninger fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig, herunder når du afgiver oplysninger via vores aktionærportal
  • VP Securities  

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.c - nødvendig for at vi kan overholde en retlig forpligtelse. Overholdelse af lovkrav i selskabslovens § 50.
  • Artikel 6.1.f - nødvendig for forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne besvare dine henvendelser og kommunikere med dig. 

Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • Leverandører, herunder IT-leverandører 
  • Offentligheden via offentliggørelse på hjemmesiden cph.dk i henhold til flagningsreglerne vedrørende storaktionærer
  • Nasdaq Copenhagen A/S
  • Offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

  • Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 5 år plus løbende regnskabsår efter at du ikke længere ejer aktier i CPH.
Indkaldelse til og afvikling af generalforsamling
 

Formål

Vi behandler dine personoplysninger, så vi kan indkalde dig til generalforsamling og understøtte at du kan udøve dine rettigheder på generalforsamlingen, samt afgive fuldmagt og brevstemme. Desuden bruges oplysningerne til at udstede stemmesedler og adgangskort til aktionærer og evt. rådgivere. Hvis du er rådgiver for en aktionær, behandler vi dine oplysninger for at du kan få adgang til generalforsamlingen  

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • navn,
  • email adresse,
  • privat adresse
  • deltagelse i generalforsamlingen¨
  • rådgivers deltagelse i generalforsamlingen,
  • fuldmagter,
  • afgivet stemme, herunder brevstemmer
  • aktiebeholdning

Kilder

Vi indsamler dine personoplysninger fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig, herunder når du afgiver oplysninger via vores aktionærportal, jf. ovenfor.  

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.c - nødvendig for at vi kan overholde en retlig forpligtelse. Overholdelse af lovkrav i selskabslovens § 93.
  • Artikel 6.1.f - nødvendig for forfølgelse af vores  legitime interesse i at kunne indkalde aktionærer til og i øvrigt praktisk afvikle generalforsamlinger.

Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • Leverandører, herunder IT-leverandører 
  • Nasdaq Copenhagen A/S
  • Offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

  • Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 5 år plus løbende regnskabsår efter at du ikke længere ejer aktier i CPH
  • Indkaldelse til generalforsamlingen med dagsorden og fuldstændige forslag samt tilmeldinger, fuldmagter og brevstemmer opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår efter generalforsamlingens afholdelse.
  • Materiale som dokumenterer selskabets historie, trufne beslutninger mv. opbevares så længe selskabet eksisterer. 
Håndtering af fremsatte spørgsmål og forslag forud for generalforsamlingen, håndtering af fremsættelse af spørgsmål og udøvelse af taleret under generalforsamling samt udarbejdelse af referat af general- forsamlingen
 

Formål

Vi behandler dine personoplysninger, så vi kan håndtere spørgsmål og forslag fremsat forud for generalforsamlingen, og spørgsmål og udøvelse af taleret under generalforsamlingen, samt udarbejdelse af referat af generalforsamlingen. Hvis spørgsmål besvares skriftligt forud for generalforsamlingen behandler vi dine oplysninger for at kunne fremlægge spørgsmål, svar og navn på spørger på general-forsamlingen. Hvis forslag optages på dagsordenen behandler vi dine personoplysninger (dit navn og forslaget) på blanketter til brug for afgivelse af fuldmagt eller brevstemme samt på dagsordenen. Blanketter, brevstemmer og dagsorden inklusiv fuldstændige forslag offentliggøres på vores hjemmeside. Endelig behandler vi dine personoplysninger ved udarbejdelse og offentliggørelse af referat af generalforsamlingen.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • navn.
  • Dokumentation for din status som aktionær eller fuldmagtshaver,
  • indhold af dit spørgsmål,
  • indhold af dit forslag,
  • indhold af dine udtalelser under generalforsamlingen  

Kilder

Vi indsamler dine personoplysninger fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig, herunder når du afgiver oplysninger via vores aktionærportal, jf. ovenfor. 

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.c - nødvendig for at vi kan overholde en retlig forpligtelse. Overholdelse af lovkrav i selskabslovens §§ 78, 90 og 101.
  • Artikel 6.1.f - nødvendig for forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne identificere dig som aktionær eller fuldmagtshaver, således at du kan udøve dine rettigheder under generalforsamlingen.

Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • Leverandører, herunder IT-leverandører 
  • Offentligheden via offentliggørelse på hjemmesiden cph.dk i henhold til flagningsreglerne vedrørende storaktionærer
  • Nasdaq Copenhagen A/S
  • Offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

  • Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 5 år plus løbende regnskabsår efter at du ikke længere ejer aktier i CPH
  • Indkaldelse til generalforsamlingen med dagsorden og fuldstændige forslag samt tilmeldinger, fuldmagter og brevstemmer opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår efter generalforsamlingens afholdelse.
  • Materiale som dokumenterer selskabets historie, trufne beslutninger mv. opbevares så længe selskabet eksisterer.
Billede- og lydoptagelser til brug for webcast og udarbejdelse af referat.
 

Formål

Der kan foretages billede- og lydoptagelse under generalforsamlinger.
Optagelserne omfatter generalforsamlingens podie og talerstol. Hvis du kan identificeres på optagelsen, blive dine personoplysninger behandlet af os. Vi benytter optagelserne til brug for webcast af generalforsamlingen og til udarbejdelse af referat.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • Billede- og lydoptagelser herunder de oplysninger som indgår i materialet.

Kilder

Vi indsamler dine personoplysninger fra følgende kilder:

  • Optagelser foretaget under generalforsamlingen. 

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.f - nødvendig for forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne webcaste generalforsamlingen og kunne fastholde det fremførte under generalforsamlingen til brug for udarbejdelse af referat.

Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • Leverandører, herunder professionelle fotografer mv. som er antaget til at foretage sådanne optagelser.
  • Offentligheden 

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

  • Vi opbevarer billede- og lydoptagelser i 2 år efter afviklingen af generalforsamlingen.

Personoplysninger om andre parter

Hvis du afgiver personoplysinger om andre personer - fx navn og kontaktinformationer på rådgivere og fuldmagtshavere - skal du være sikker på, at de er indforstået med det, og at du har lov til at give sådanne oplysninger til os. Derudover skal du henvise dem til denne privatlivspolitik, når du giver os deres oplysninger.

Dine rettigheder

Du har følgende generelle rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du kan tilbagekalde dit samtykke og gøre brug af dine rettigheder som anført nedenfor.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde:

  • Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e (samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver på privacy@cph.dk.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til at få dine personoplysninger slettet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Hvis du ønsker at kontakte Københavns Lufthavne A/S vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger.